一、法规依据
高校人事档案归档工作须严格遵循国家和教育主管部门的相关法律法规，主要包括：《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》（教育部27号令）、《干部人事档案工作条例》（中办发〔2018〕60号）、《干部人事档案材料收集归档规定》（中组发〔2009〕12号）等。高校人事档案是反映教职工政治品质、道德品行、学习工作经历、专业素养、工作实绩及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料，须坚持集中统一管理的原则，做到完整、准确、系统、安全。
二、人事档案归档范围
高校教职工人事档案归档内容主要分为十大类，具体如下：
（一）履历类材料：包括干部履历表、简历表，各类人员登记表；个人简历材料；更改姓名的材料（报告与批件）等。
（二）自传和思想类材料：由本人撰写的叙述个人经历、思想变化过程、社会关系等情况的材料，包括自传、干部自传及其他自传性质材料。
（三）考察、考核、鉴定类材料：包括干部考察材料；年度考核登记表、任期考核登记表；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；援藏、援疆、挂职锻炼等推荐、考核、鉴定材料；干部任免审批表、全国干部人事档案专项审核表；工作调动、转业等鉴定材料。
（四）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料：高中及以上的学历学位材料（毕业生登记表、学习成绩表、授予学位的材料及证书复印件等）；职业资格考试合格人员登记表、教师资格认定申请表；专业技术职务任职资格评审表、聘任审批表；当选院士、入选重大人才工程材料；为期两个月以上的培训（学习、进修）登记表、考核登记表等；科研成果获奖、著作译著及论文目录等。
（五）政审、审计和审核类材料：入党政治历史情况审查材料；领导干部经济责任审计结果及整改情况材料；干部基本信息审核认定材料；干部人事档案任前审核登记表等。
（六）党、团类材料：中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书、培养教育考察材料；党员登记表，停止、恢复党籍有关材料；中国共产主义青年团入团志愿书、入团申请书；加入或退出民主党派材料。
（七）表彰奖励类材料：授予校级及以上荣誉称号的审批（呈报）表及先进事迹材料；表彰、嘉奖、记功材料；撤销奖励的有关材料。
（八）违规违纪违法处理处分类材料：党纪政务处分决定，免予处分的决定；核实（调查、复查）报告及主要依据材料；解除（变更、撤销）处分的材料；法院刑事判决书、裁定书；公安机关行政处理决定等。
（九）工资、任免、出国和会议代表类材料：工资待遇审批材料；录（聘）用审批（备案）表；招工审批表，取消录用、解聘材料；军人转业（复员）安置审批表；退（离）休审批表；干部任免审批表；因公出国（境）审批材料；当选各级党代会代表、人大代表、政协委员等材料。
（十）其他可供组织参考的材料。
三、人事档案归档要求
（一）基本原则
人事档案材料收集归档工作须遵循“真实、全面、及时、规范”的原则，重点收集反映教职工自然情况和学习工作等方面的材料。
（二）归档时限
材料形成之日起1个月内须送交人事档案管理部门归档并履行移交手续。
部分单位实行分类分批归档：考核、工资类常规材料实行“一个月内归档”，考察、任免类关键材料实行“两周内归档”，学历学籍、入党材料等核心材料实行“当天即时归档”。
年度归档材料须按规定在次年规定时间内完成移交（如某高校要求2025年度的材料须于2026年6月30日前完成移交）。
（三）归档材料质量标准
1. 形式要求：归档材料应为办理完毕的正式材料，一般应为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织（人事）部门公章。
2.手续要求：材料须内容齐全、真实规范、文字清楚、对象明确，有承办单位盖章，经办人签字，形成时间等应齐全完备。须本人确认的材料应有本人签字。
3.书写要求：须使用黑色或蓝黑色钢笔、签字笔书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水书写。档案材料原则上不可涂改，如有填写错误应重新制作。
4.格式要求：统一采用标准A4纸型，材料左侧须预留25mm装订边。
5.照片粘贴：如需粘贴照片，须使用胶水或浆糊粘贴，不得使用双面胶。
6.签字要求：材料如需签字，必须手写，不得用姓名章、签名图片代替。
四、人事档案归档流程
（一）流程图
材料形成 → 收集预审 → 分类整理 → 编写目录 → 填写移交清单 → 交接移交 → 审核接收 → 入库归档
（二）具体步骤
1. 材料形成：各相关单位（部门）在人事管理活动中规范制作档案材料，确保手续完备、内容真实。
2.收集预审：各部门指定专人负责材料收集归档，按照归档范围收集材料，剔除不属归档范围的材料和重份文件。
3.分类整理：按照十大类分类方式，对材料进行分类、排序、编号，去除金属物，必要时进行托裱、剪裁加边等技术加工。
4.编写目录：逐份编写材料目录，确保目录与材料一一对应。
5.填写移交清单：下载填写《教职工人事档案（材料）移交目录》，写明部门、姓名、材料名称、数量等内容，移交人签字并加盖部门公章。
6.交接移交：移交部门档案员或指定正式工作人员将档案材料连同移交清单（一式两份）送至相应档案管理部门，交接双方各执一份备查。
7.审核接收：档案管理部门核对材料是否合格，重点审核是否办理完毕、是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
8.入库归档：审核合格的档案材料入库归档；不合格的退回原部门修改补充。
