为加强学校党群、行政档案（以下简称“党政档案”）工作业务建设，逐步实现党政档案管理工作的规范化，不断提高科学管理水平，有效地为学校各项工作服务，依据《中华人民共和国档案法》《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案实体分类法》《高等学校档案工作规范》等有关规定，结合学校实际制定本管理办法。
一、基本原则
学校在党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党政档案。学校党政类档案是反映学校党政活动的真实写照，是学校党务工作和行政工作的法规性文件和参考利用的凭证依据。党政档案必须集中统一管理，确保其完整、系统、准确和安全、便于档案的开发利用。党政文件材料严格实行文书处理部门立卷归档制度，实施档案工作的“三纳入”和“四同步”管理，即纳入计划、规划，管理制度，工作职责范围，布置、检查、总结、验收与档案工作同步。
二、党政档案归档范围
学校实行部门立卷归档制度。党政档案在学校档案馆指导下由各职能部门组织立卷，定期向学校档案馆归档。各职能单位要有一位负责人分管本单位的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同校档案馆认真做好党政档案的收集、整理、归档工作。党政文件材料归档的主要内容是党务、行政两大系统的内容。归档的重点以本校形成的不同载体形式的文件材料为主，特别是全局性、综合性的文件材料。其次是上级和其它单位发来的文电及附件。上级来文中，应以针对学校的指令性、指导性文件为主。党政档案具体归档范围详见《牡丹江师范学院文件材料归档范围及保管期限表》。
三、党政档案整理规则与归档要求
（一）党政档案整理规则
遵循文件材料的形成规律，保持彼此间的有机联系，区别不同的价值，确定永久、定期（30年和10年），便于保管和利用。
（二）党政档案归档要求
1.党政办公室文书科要做好平时预立卷工作，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定其案卷类目，随时将办理完毕的文件按问题归入相应卷夹。
2.档案归档前党政办公室文书科文书要认真检查文件的种类、份数以及每份文件的页数是否齐全完整；检查文件反映的内容与事实是否相符；检查文件的结构（标题、作者、时间、印章等）是否齐全，如有问题应及时采取补救措施。
3.不同年代的文件一般不在一起立卷，同一类文件材料按形成规律有条理地排列组卷：正文在前，附件在后；批复在前，请示在后；正件在前，定稿在后，印件在前，定稿在后，历次重要讨论稿在前，修改稿次后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字材料在前，图表在后，不能分散。专业性、成套性档案，可以按阶段、结构等分别组卷。
4.归档的文件材料要求字迹工整、清晰，禁用圆珠笔、铅笔、复写，字迹不清，破损的文件材料应修补誊清。
5.对有关盒内文件材料的情况说明，填写在备考表内，若无情况说明，也应将各项内容填写清楚，整理人和检查人都应签名，以示负责。
（三）归档时间和移交手续
1.党政办公室文书科文书于次年三至四月前将整理、装订完毕的档案向校档案馆移交。
2.移交前，党政办公室文书科文书要填写移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。
四、党政档案的管理
1.党政档案档号的组成。
党群（行政）类档案档号=年度号+党、政档案分类号+件号。模式如下：
2×××-DQ（XZ）11-1～n
2.党政档案实现归档文件目录数字化。将归档目录及时录入牡丹江师范学院档案管理软件中，录入完毕后分别打印党政档案归档文件目录。
3.党政档案排架、保管。将案卷按档号顺序在档案柜内依次自上而下，从左到右竖立排放。
4.党政档案库房管理。库房要有能防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防高温、防强光的设备，温度控制在14—24°C，标准相对湿度为45—60%。
5.党政档案查借阅规定。学校各门类档案主要为校内各职能部门工作参考利用，查阅一般工作档案须经档案馆同意，办理查阅手续即可。查阅党委和校长会议等记录，须通过学校OA系统—党政办公室—机密档案查借阅审批流程进行申请，经主管校领导或党政办公室负责人同意。因工作需要，确须外借党政类档案，须注意档案的安全和保护，及时归还，防止损坏和遗失。
6.党政档案鉴定、销毁和统计管理。在分管校领导负责下，档案馆和立卷部门根据档案保管期限和存毁原则，及时进行档案鉴定和销毁工作。按照统计法规定，每年定期进行党政档案的统计工作。
7.党政档案的编研是档案信息资源开发利用的重要途径，应充分利用档案编研有关史料，如学校沿革表、历任校领导职务任免、基础数据汇编、年鉴、大事记、重要专题档案汇编、重要会议简介等。编研档案史料必须把握质量，使史料真实可靠。
牡丹江师范学院档案馆
2021年6月16日
