为加强学校档案的管理工作，有效地保护利用各类档案，更好地为学校的教学、科研和管理工作服务，特制定本制度。
一、归档要求
（一）按照学校的有关规定，对于应归档的材料，各单位应定期向学校档案馆移交，集中管理，任何个人不得据为己有。
（二）文件材料立卷是党政办公室文书科文书将已办理完毕，并具有查考保存价值的公文材料，按照它们的内在联系和形成规律，组成案卷。
（三）归档的文件材料必须完整，书写必须用黑墨水或蓝黑墨水，字迹清晰。
（四）归档的文件材料必须准确反映教学、管理、科研、基建等各项活动的真实内容和历史过程。
（五）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
（六）各部门对本单位归档范围中未提及而已形成的其他文件，如认为有保存价值时也应及时归档。
（七）凡学校签发的文件必须附底稿，签批手续完备。
（八）凡是部门年度总结必须打印加盖公章后移交到档案馆存档。
二、归档时间和手续
（一）学校党政部门形成的文件应在次年的4月底前归档。
（二）教学部门的档案：毕业生资格审查表应在学生毕业当年的12月底前归档；其他文件材料应在次年的4月底前归档。
（三）科研、基建、仪器设备档案，应在项目完成、通过鉴定验收后两个月内归档。
（四）财会档案应在会计年度终了后的两年后归档。
（五）各部门向档案馆移交档案必须履行手续，填写移交目录，交接双方要签字并加盖本单位公章。
（六）财务档案由部门兼职档案员整理立卷，并打印案卷目录一式三份，随同案卷向档案馆移交入库，经双方登记核对签字后，一份目录由财务部门保留备查。
牡丹江师范学院档案馆
2021年6月16日
