为规范学校档案管理，提高档案利用质量，根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》等法律法规，本着“方便工作、确保安全”的原则，结合实际制定本规定。
一、凡持有身份证、工作证、学生证及组织介绍信等有效证件的组织和个人均可查阅利用学校档案馆属于开放范围的档案，并可摘抄和复制。
二、文件内容涉及下列情况之一的，属于不开放范围：
(一)涉及国家秘密的；
(二)涉及个人隐私的；
(三)档案形成单位规定限制利用的。
三、查借阅学校未开放的档案，一般须由查借阅人或查借阅单位办理相应审批手续。
（一）党政档案：凡查阅党委常委会议、党委全委会议记录、校长办公会、党政联席会议记录等保密档案，须通过学校OA系统—党政办公室—机密档案查借阅审批流程进行申请，经主管校领导或党政办公室负责人同意后，由专职档案员将相关内容复印后，提供查借阅者利用，不允许借阅者本人翻阅或将档案原件借出。
（二）财会档案：按照《会计档案管理办法》，财会档案不得由外单位人员查阅和复印，必须由财务人员一同前往查询。查借阅财会档案须通过学校OA系统—财务处—部门经费查询审批流程进行申请，流程审批结束后方可查借阅，限期归还。
（三）科研档案：原则上只供参与课题研究工作的有关人员利用。学校其他人员和校外其它单位查阅，须经课题组负责人或科研处负责人签署意见，必要时报请主管校长审批后方能调阅。
（四）教学档案：查询学籍、学历、学位档案需凭本人身份证、毕业证书或学位证书；委托他人查询的，须有当事人、委托人双方的有效证件（毕业证书或身份证的复印件）和委托人的委托书；校外其它单位或人员查询需凭单位介绍信及查档人身份证，被查人毕业证书、学位证书（或复印件）；查阅普通高等学校录取新生名册，由个人携带本人相关证件直接到档案馆查询。
（五）基建档案：后勤管理处、国有资产管理处查借阅基建档案，用于住房维修，办理房照、地照等，须通过学校OA系统—党政办公室—机密档案查借阅审批流程进行申请，流程审批结束后方可查借阅相关档案。
（六）干部人事档案：根据中组部《干部档案工作条例》等相关规定，学校各单位查阅档案，根据相关档案查借阅流程进行申请，审批流程结束后方可进行查借阅；校外单位查阅本校教职工档案，须派两名中共党员凭组织、人事部门的阅档介绍信，填写查档申请单，经组织部、人事处审批后方可查阅档案（公安、安全保卫部门查阅档案必须由校保卫处转开阅档介绍信）；本校教职工因私申请复印档案材料或出具证明材料的，根据相关档案查借阅流程进行申请，审批流程结束后方可进行查借阅；任何人不得查阅本人或亲属的人事档案。
（七）其它未开放档案的查阅，根据国家有关规定执行。
四、提供档案利用的方式
（一）现场查阅档案，提供复制服务。为保证档案安全，保护个人隐私，一般档案原件不外借。
（二）接受微信公众号、微信小程序预约查档，可提供电子版、纸质版邮寄服务。
五、借阅者借阅档案应遵循以下规定：
（一）借阅者到档案馆利用档案，应认真利用手续，提供有效证件，在档案接待室内查阅。
（二）在查阅档案过程中，任何人不得拆卷或抽页，不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批，不得擅自复制、摘抄，甚至将档案带出阅览室。
（三）借阅档案的人员，必须保守档案的秘密，保证档案的安全。不得涂改、勾划、剪裁、抽页或擅自复印、转借，违者按损坏档案依《档案法》进行相关处罚。
（四）馆藏档案一般不得外借，如遇特殊情况，须经归档部门和党政办公室领导批准，特殊档案须经主管校长批准，并须定期归还。
（五）外单位查阅档案，须持单位介绍信，经学校主管业务部门同意后方可到档案馆查阅。
（六）借出后归还的档案，档案人员要认真核对，详细检查，发现问题要向借阅人提出，查明情况进行记录，并向领导报告。
（七）摘录或复制档案，须经档案馆人员校对无误后，加盖印章，以资证明。对重要的或密级的档案需要复制时，须经有关单位领导同意。
（八）查借阅档案必须进行登记签名。利用档案后要填写《档案利用效果登记表》，由档案馆存查。
牡丹江师范学院档案馆
2021年6月16日
