为了更好地保管利用学校档案，确保档案的安全，延长档案的使用寿命，特制定本制度。
一、学校新建档案库房，应符合国家档案局、建设部发布的《档案馆库房建筑设计规范》的要求。
二、学校应从档案工作的实际出发，为档案库房配备必要的除湿机、空调机、吸尘器等设施，使档案库房达到温度为14—24℃，相对湿度45—60%的国家标准。并符合档案库房防盗、防火、防潮、防虫、防鼠、防高温、防强光的要求。
三、档案库房内的每组柜架，应在便于管理、方便查找的原则下，放置井然有序，档案人员应及时做好档案存放的标引，做到准确无误。
四、对每年接收编目的各类档案，在入库上架时应进行认真检查，做到帐目、卡、物相符，按不同门类、载体，档号顺序排列。标明馆藏档案资料的示意图。
五、查阅、借阅档案要严格执行查借阅制度，及时做好出库档案的登记，归还时要当面注销，随时入库。
六、档案人员应注意研究档案保护技术，对那些利用频繁和年久自然破损的档案，逐步做好修补和复制工作。
七、节假日前，档案人员要对档案的借阅、保管情况进行检查和回收，如有问题及时汇报，确保档案的安全。
八、每天下班前，档案人员要注意做好档案库房和办公室的安全工作，必须将电源切断、门窗关好后方可离开。
九、档案人员在调离工作岗位时，应及时办理所分管档案的交接手续。
十、档案库房是存放档案的重地，非工作人员未经许可不得擅自进入档案库房，库房内不能寄放其它物品。
牡丹江师范学院档案馆
2021年6月16日
