为提高人事档案科学管理水平，规范保护和利用档案，使之安全有效地为学校各项工作服务，特制定本制度。
一、利用范围
（一）凡涉及干部考察、任免、调动、入党、入团、奖惩、政审、组织处理、案件审理、出国（境）审查、调整工资、评定职称、确定福利（职级）待遇，以及更改姓名、入党时间、参加工作时间、出生年月，办理退（离）休手续，治丧等工作，可以查阅干部人事档案。
（二）与他人案件有密切联系，而本人已经死亡或因病不能口述、书写，无法直接提供情况，以及其它特殊原因，须通过其档案取得证明材料的，可以查阅干部人事档案的有关内容。
二、利用手续
（一）查借阅一般和工勤人员干部人事档案，须通过学校OA系统—人事处—一般干部、工勤人员人事档案查借阅审批流程进行申请，并按照查借阅档案的规定办理审批手续。
（二）查借阅处科级干部档案，《审批表》由组织部主要负责人签署意见，并加盖组织部公章，由组织部工作人员到学校档案馆查阅。
（三）非组织、人事部门，因工作需要必须查借阅干部人事档案时，须经所在单位主要负责人同意并签署意见，经组织或人事部门审批报学校党政办公室审核后方可查借阅。
三、人事档案外借的几种情况
人事档案一般不予外借，必须借阅时，须说明理由，并严格按照规定程序办理借阅手续。下列情况，可酌情借阅：
（一）干部审查部门对干部本人历史问题进行复查，需要查阅干部本人档案的；
（二）上级部门进行干部任免、调动、考察等工作，需要审查干部本人档案的；
（三）教职工退（离）休，办理退（离）休手续和提取公积金时，需要借阅本人档案的。
（四）其它特殊情况。
四、注意事项
（一）不准电话查询档案内容，需要查阅时，履行相关审批手续后到档案馆方可查阅。
（二）查借阅人事档案时，档案馆必须由两名档案员同时进入档案库房方可查阅，并按规定提供相关档案材料。
（三）干部直系亲属因参加工作、升学、参军、入党入团进行政治审查，需要了解干部本人情况时，可以由组织出面查阅干部档案。
（四）任何个人不准翻阅本人及其直系亲属的档案，也不得以个人名义查阅其他干部档案。
（五）阅档人员必须严格遵守阅档规定和保密制度，不准泄漏或擅自公布档案内容，严禁涂改、圈划、批注、抽取、拆散、折叠、增添、撤换档案材料。
（六）任何查（借）阅档案的单位或个人，不得随意摘录、复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示人事档案管理部门审查批准后才能摘录、复制档案内容，摘录、复制的档案材料必须保密，使用完毕后自行销毁。
（七）借阅档案须在规定时间内返还，时间一般不超过一周，最长不准超过半个月。借阅期间，不准擅自将档案转借他人，不可将档案带入公共场所，以防档案损坏或丢失。
牡丹江师范学院档案馆
2021年6月16日
