为了加强学校财会档案管理，建立健全财会档案的立卷、归档、利用和销毁等管理制度，根据财政部《会计档案管理办法》，结合学校实际，特制定本办法。
一、财会档案是指会计凭证、会计帐簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映学校经济业务的重要史料和证据。学校由财务处和档案馆共同负责财会档案的管理、监督和检查工作。
二、财务处各科室每年形成的财会档案，应按照有关财会档案的要求，负责整理、立卷、装订成册，在会计年度终了后，由财务处各科室自行保管两年，期满后，由财务处指定专人按分类规定编造清册移交档案馆统一保管。财会档案的保管期限划分为永久、定期两种。
三、严格执行财会档案安全和保密制度。原则上不得向外借出财会档案，如有特殊需要，须通过学校OA系统—财务处—部门经费查询审批流程进行申请，流程审批结束后方可借出，限期归还。财会档案不得由外单位人员查阅和复印，必须由财务人员一同前往查询。查阅和复制财会档案的人员，严禁在财会档案上涂画、拆封和抽换，在馆查阅和复制财会档案时档案管理人员必须随同监督。
四、档案馆必须对财会档案进行科学管理，做到妥善保管，方便利用。建立财会档案查借阅或复制登记簿，其具体内容包括查借阅或复制人的单位、姓名、查阅或复制的内容、利用目的等。
五、保管期满的财会档案，按以下程序销毁：
（一）档案馆会同财务处提出销毁意见，编制财会档案销毁清册，列明销毁财会档案的名称、卷号、册数、应保管期限、已保管期限、销毁时间等。
（二）由分管财务工作的校领导、财务处和档案馆负责人共同在财会档案销毁清册上签署意见。
（三）销毁财会档案时，应由档案馆和财务处共同派员监销。监销人在销毁财会档案前，应按照财会档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的财会档案；销毁后，应当在财会档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告负责人。
六、保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的财会档案，应当在财会档案销毁清册和保管清册中列明。
牡丹江师范学院档案馆
2021年6月16日
