为进一步规范学校文件材料归档工作，确保各类档案的齐全完整，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，《国家行政机关公文处理办法》《高等学校档案管理办法》《高等学校档案工作规范》等有关法规，结合学校实际制定本办法。
一、文件材料档案工作原则
（一）本办法适用于党群、行政、外事3大类文件材料的整理和教学、科研、基建、设备、出版、财会6类中综合性文件材料归档整理。
（二）档案是各部门、各单位工作中形成的原始记录，是各单位历史面貌的真实反映，是对工作进行查考、总结、研究、评估的重要依据。各职能部门和个人在职务活动中形成的各种载体的档案材料，除经学校同意可设分室保管外，都必须按照规定移交学校档案馆集中保管，任何单位和个人均不得据为己有、逾期不交或自行处理。
（三）国内外与学校有关的具有保存价值的文件材料、校内个人在非职务活动中形成的对学校和社会具有保存价值的文件材料，可按征集、寄存、代管、捐赠的方式由学校档案馆收存。
（四）归档文件材料的载体应具备原始性，记载的信息内容要真实准确。每份归档文件的正文与附件、正式发文的定稿和签发单、请示与批复以及专项成套材料必须齐全。
（五）档案馆及各单位要严格按照立卷归档的职责分工要求，认真做好文件材料整理归档工作，保证学校各项工作中形成的重要材料及时归档，为开发利用档案信息资源，促进学校和社会的发展做出贡献。
二、归档前文件材料的积累、保管、利用、整理
（一）文件材料的形成、积累和归档，是档案齐全完整的基础，各单位必须对档案工作实行“三纳入”和“四同步”管理。即将立卷归档工作纳入本单位的工作规划、计划；纳入各项管理制度；纳入有关人员的职责范围。在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。做到每项重要的工作都有完整、系统、准确的文件材料归档保存。
（二）各单位要建立健全收发文和其它重要事项登记制度，为核对归档文件是否齐全完整提供依据。
各单位无论从何种渠道获取的文件都要进行来文登记，对起草或发布的文件要进行发文登记。同时各单位还应注意收集登记本单位领导讲话、规章制度、统计报表、调查报告及会议材料等。
凡以学校及校领导名义签字盖章的合同、协议等，党政办公室必须登记在册，并留存一份归档。
教务处、科研处、后勤管理处、国有资产管理处每年年底要分别对当年立项和完成的教改项目、科研项目、基建工程、重要仪器设备进行汇总，并将汇总目录报档案馆，以便跟踪检查归档情况。
（三）各单位要建立文件材料预立卷制度。预立卷是部门立卷制度的一个重要环节。预立卷即是在文件材料归档前将文件材料按类目分卷存放的一个程序。各单位要对处理完毕或领导批存的文件材料，统一交至本部门兼职档案员处，依据《牡丹江师范学院归档范围及保管期限表》进行归类管理。
三、归档重点和保管期限
（一）归档文件材料的重点是
1.反映学校各单位主要职能活动和基本历史面貌的，对学校工作、学校建设和历史研究具有利用价值的文件材料；
2.学校各项工作中形成的在维护国家、学校和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；
3.学校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料；
4.学校各单位向学校报送的重要文件材料；
5.其他对学校各项工作具有查考价值的文件材料。
（二）学校档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般为30年、10年。
永久保管的档案主要包括：
1.全校性规章制度；
2.学校召开的重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；学校召开的重要会议的记录、纪要；
3.学校各单位职能活动中形成的重要业务文件材料；
4.学校关于重大问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等；学校各单位向学校报送的请示与学校的批复、批示；
5.学校机构演变、人事变动、干部任免等文件材料；
6.学校重要的合同协议等凭证性文件材料；
7.学校大事记；
定期保管的档案主要包括：
1.各单位一般性业务文件材料；
2.上级机关制发的需要学校或各单位贯彻执行的文件材料；
3.学校各单位年度工作计划、总结、统计、报告、重要专题报告等文件材料。
（三）学校档案归档范围和保管期限详见《牡丹江师范学院归档范围和保管期限表》。
四、立卷归档单位和归档分工
（一）立卷归档单位
全校副处级及以上建制单位、附属单位和因重要工作成立的临时性机构均为一个立卷单位，立卷归档工作由立卷单位和档案馆分工协作完成。
（二）立卷分工
1.上级机关下达的文、电材料，综合性的、全校性的由党政办公室负责立卷归档，专业性的或具体业务性的由各承办单位负责立卷归档；
2.各单位以校党委、行政名义印发的文件材料，由各单位负责立卷归档，全校性、综合性的由党政办公室负责立卷归档。各单位印发的文件，由各单位负责立卷归档；
3.学校向上级机关报送的请示、报告及相应的批复、批示由党政办公室负责立卷归档，各单位向学校递交的请示、报告及相应的批复、批示由各单位负责立卷归档；
4.学校党委会、党委常委会、党委扩大会、校长办公会等会议材料，由党政办公室负责立卷归档。各单位以校党委和行政名义召开的各种工作会议、专业会议、展览会、表彰会、代表会的会议材料，由主办单位负责立卷归档。
5.校内两个以上单位共同承办的文件，由主办单位负责立卷归档。
6.学校与外单位合作完成的项目，若学校为负责单位，经办部门须负责归档一套完整的文件材料；若学校为协办单位，则只归档与承担任务有关部分的文件材料。
7.上级部门领导及知名人士来校视察、检查、参观时的重要指示、讲话、题词等材料由主要负责接待的单位负责整理归档。
8.重要的来信来访材料，由承办部门立卷归档。
9.各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交档案馆保存，任何人不得带入其他单位或部门。
五、归档文件材料及案卷质量
（一）归档文件材料的质量要求
1.凡归档的文件材料内容必须真实、准确。
2.归档的文件材料要符合文件制作要求，标题、落款、时间（年、月、日）、印章、签发必须齐全完整。
3.凡归档的文件材料应质地优良、书写工整、字迹清晰。
4.凡归档的文件材料应使用蓝黑或碳素墨水、优质油墨书写或制作，严禁使用铅笔、水彩笔、圆珠笔、纯兰墨水、复写纸等易褪色材料书写或制作。
5.归档的文件材料纸张幅面应符合要求，一般文件材料应为A4型纸，表格必要时可用8开或A3型纸。
6.归档的文件材料必须是原件，任何单位或个人不得将原件留下，用复印件顶替。
（二）案卷质量要求
1.应归档的文件材料，必须齐全完整。
2.分类清楚，并保持文件之间的有机联系。
3.案卷标题确切、卷内文件排列有序。
4.保管期限、密级划分恰当。
5.卷皮、目录、备考表书写清晰正规。
6.案卷装订，美观牢固。
六、归档时间和移交手续
（一）本办法规定的应归档案应在次年4月底前归档。
（二）各种临时性机构或撤销机构形成的材料，应于机构撤销前将材料整理立卷，移交学校档案馆。
（三）移交与接收档案必须严格履行交接手续，填写移交目录，交接双方在移交目录上签名，各执一份备查。
牡丹江师范学院档案馆
2021年6月16日
