加强学校实物类档案（以下简称“实物档案”）的管理，更有效地保护和利用档案资源，根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，结合学校具体情况，特制定本管理办法。
一、实物档案是档案的重要组成部分，主要包括在学校各项活动中形成的，或者在学校对外交流中形成的有保存价值的实物，如荣誉证书、奖状、奖章、奖杯、礼品、锦旗、印信、名人字画及学校发展中有纪念意义的物品和有收藏价值的教学科研设备设施等。
二、实物档案是文书档案的重要补充，具有直观性和多样性的特点。它直接反映了学校的发展和各方面工作取得的业绩，不仅具有较高的保存和利用价值，而且具有良好的社会教育功能，按照国家有关规定，必须实行集中统一管理。
三、由档案馆负责对学校各级各类荣誉证书、奖状、奖牌、奖杯等实物进行收集归档和统一管理。
四、归档范围和保管期限
（一）奖品实物档案。本校在重大政治、经济、科学文化、科研、教学、外事、体育等活动中获得的省级以上（含省级）以及校内外各项评选活动中颁发的奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、证章、锦旗、荣誉册、光荣册等。
（二）印信实物档案。机构变更或撤销、合并失效的印章，包括钢印、铜印、胶印、木印等经公安机关审批后制作的印章。
（三）名人字画实物档案。党中央、国务院领导及社会知名人士为学校的题词、作画。
（四）学校发展中有纪念意义的物品。建校以来使用过的校牌、匾等物品。
（五）本校与国内外校际交往中收受的礼品。
（六）实物档案的保管期限原则上应永久保存。
五、归档要求
（一）奖品实物档案归档时应说明获奖单位、获奖时间、获奖名称及颁奖单位。
（二）印章归档时应附印模一式两份。
（三）字画和礼品归档时应附清单（一式两份）及说明，内容包括物品名称、接受时间、地点、事由、赠送人、接收人。
（四）不在本管理办法归档范围内，有保留价值的、能反映学校发展历程的实物档案，经档案馆认定后归档。
六、归档时间和移交手续
（一）奖品类实物档案一般于获奖后两个月之内向档案馆移交。印章、字画、礼品可随时向档案馆移交。
（二）移交前，立卷部门要打印移交目录一式两份，交接双方各存一份备查。移交时应拍照留存，照片对应实物编号保存。
七、保管与利用
（一）实物档案档号按“年度号+实物档案分类号+保管单位号”依次编号，以自上而下，从左到右的排架方式摆放，档案库房要做好防火、防盗、防潮、防虫、防鼠、防光、防尘、防污染和防盗等工作。
（二）实物档案原则上只针对单位利用，借用单位须通过学校OA系统—党政办公室—机密档案查借阅审批流程进行申请，流程审批结束后方可借用。实物档案借阅必须严格办理登记手续，借出档案，必须按期归还。
牡丹江师范学院档案馆
2021年6月16日
